מקומות העבודה כוללים תנועה רבה של עובדים ולפעמים גם קבלת קהל, וחשיבות הנראות וסביבת העבודה גדולה והכרחית לשוהים בהם. משרד נקי, הגייני ומאורגן מייצר סביבת עבודה נעימה ויעילה יותר ומשאיר רושם חיובי על קהל הלקוחות. כפי שרוב האנשים מקפידים על ניקיון ובטיחות הבית, גם מקום העבודה שמהווה עבור רבים הבית השני, צריך להיות אסתטי, נעים ומתוחזק היטב. התחזוקה של רוב המשרדים מנוהלת בדרך כלל על ידי חברות המספקות את השירות, אם לאחר שעות העבודה או במהלכן.

מעטפת שירות 

תחזוקת משרדים היום כוללת מעטפת רחבה הרבה יותר מאשר ניקיון משרדים. חברת אחזקת משרדים מספקת שירותים של טיפול בחשמל, תקינות המעליות בבניין, תחזוקת רשת האינטרנט, בדיקת תקינות ציוד כיבוי האש, יציאות החירום ועוד. לאור מגוון המערכות שיש לטפל בהן באופן שוטף, רוב המשרדים פונים לחברות אחזקה כדי שידאגו לכלל השירותים בבניין, לרבות ניקיון שוטף, מלבד חוזה ברור ומפורט בין הצדדים. 

הינה מספר דגשים למה כדאי לשים לב כשבוחרים חברה לאחזקת המשרד:

ניקיון שוטף 

כחלק מתחזוקת המשרדים נדרש ניקיון כללי שמתבצע בשעות הערב, בשעות הבוקר המוקדמות או במהלך שעות העבודה. לפי החלטת בעלי המשרד, אם הניקיון מתבצע במהלך שעות העבודה, יש לוודא שהדבר אינו פוגע בהתנהלות התקינה של המשרד או בבטיחות העובדים. אם מדובר על מקום גדול שבו תחלופת הלקוחות גדולה ויש צורך בניקיון לאורך היום, חשוב שיהיו כל העזרים המאפשרים להתריע על רצפה רטובה או על סכנה בטיחותית אחרת. 

אם הניקיון מתבצע לפני שעות העבודה או בסיומן, חשוב לדעת שיהיה צורך לצייד את המנקים במפתחות או בקודים לדלתות המאפשרים כניסה. כמובן שאם אנשי התחזוקה והניקיון מגיעים בשעות הערב כשאין עובדים במשרד, חשוב שיהיה ביטוח ושתהיה בקרה על זהותם. 

אחריות על ציוד הבטיחות

חשוב שחברת האחזקה תהיה אחראית לטיפול בציוד הבטיחות של המשרד, הכולל לרוב ציוד לכיבוי אש, מערכת ספינקלרים, מערכת אזעקה ועוד. רצוי להעדיף חברה היכולה לטפל במערכות הללו באמצעות אנשיה ללא צורך להזמין בעלי מקצוע חיצוניים אשר מעלים את גובה התשלום.  

תחזוקת מערכת החשמל והאינטרנט

מערכות החשמל והאינטרנט הן לב ליבו של המשרד ובלעדיהן לא תיתכן היכולת לעבוד. חשוב שחברת האחזקה תוכל לדאוג לתחזוקה שוטפת של מערכות החשמל והתקשורת. אם יש מעליות, דלתות חשמליות, מערכות תקשורת ואינטרנט חשוב שהן יתוחזקו ללא תקלות באופן קבוע ויהיה מענה מהיר במקרה של תקלות. 

תחזוקת מערכת המים והביוב

במסגרת האחריות על מערכות המשרד, חשוב לתת מענה לטיפול שוטף במערכת הביוב, המים, מכונות הקפה אם ישנן ועוד. כדי שהעובדים יוכלו ליהנות ממקום עבודה נוח ולהתעסק בעבודתם בלבד ללא הפרעות, יש חשיבות לחברה שתדע לקחת על עצמה את האחזקה השוטפת באופן יעיל תוך מתן מענה מהיר לכל בעיה.