עבור מי שעובר במשרד, עובדי הניקיון הם סוג של אנשים שקופים. וזה הגיוני, כי זהו תפקידם של אנשי הניקיון: להיות רואים ובלתי נראים, לזהות כל פיסת לכלוך ולהעלים אותה בהקדם האפשרי על מנת ליצור סביבת עבודה נוחה ונעימה עבור כל יושבי המשרד.
אלא שעבודתם של אותם אנשים שקופים איננה מתבצעת על פי סדר אקראי. כל דבר שקשור בעבודת הניקיון, החל משעות העבודה ועד לחומרי הניקוי שבהם נעשה שימוש, הכל צריך להיות מתוכנן לפרטי פרטים באופן שקול ויעיל. כך למשל
יש לשאול כמה שעות עבודה נדרשות על מנת להשלים את ניקיון כל המשרד, ומכאן ייגזרו מספר עובדי הניקיון הנדרשים; או באיזה ציוד הם ישתמשו, מה שעשוי להשפיע באופן משמעותי על ההוצאות השוטפות של המשרד; או כיצד בעצם לפקח על עבודתם וכך לוודא לא רק שהם מעבירים מגב אלא שהמשרד באמת נקי.
במילים אחרות, תכנון נכון של מערך הניקיון במשרד יכול להשפיע באופן ישיר על איכות החיים, מצב הרוח, שביעות הרצון ואפילו תפוקת העבודה; ובאופן עקיף על העלויות ומכאן גם על הרווחים. אם כך, כיצד עושים זאת נכון?
הצעד הראשון בתכנון מערך הניקיון הוא גיוס או מינוי צוות ניהולי שיקח אחריות על ניקיון המשרד. במשרדים קטנים יתכן שמספיק אדם אחד, במשרדים גדולים יותר יתכן שיהיה צורך לחלק את נטל העבודה בין שניים ואפילו שלושה. כך או כך, על הצוות הניהולי האחראי ללמוד את מבנה המשרד והצרכים הנדרשים בו, על מנת לגבש רשימה של ציוד וחומרים שיש לרכוש ולעשות בהם שימוש לצרכי ניקיון. לשם כך כדאי גם לבצע סקר שוק, לרבות מחירים והשוואות בין מותגים שונים.
השלב הבא הוא לב ליבו של תהליך התכנון, ובו נדרש הצוות האחראי לבנות את מפרטי שירותי הניקיון היומיומיים עבור כל שטח באתר. כך למשל יש לקבוע כמה פעמים ביום (או בשעה) יש צורך בניקוי חדרי השירותים לעומת ניקוי חדר המדרגות, שהרי סביר להניח שיהיה מדובר בתדירות שונה. על פי מפרטים אלה יש לקבוע את תקני כוח האדם המתאימים ולבנות סידור עבודה.
לאחר מכן יש לגייס את עובדי הניקיון עצמם, כלומר לגייס עובדים ולהכשיר אותם לביצוע התפקיד. חשוב מאוד שלא להפקיד את ניקיון המשרד בידיו של כל אדם, שכן גם בעבודות ניקיון משרדים יש צורך בהכשרה מסוימת: שימוש נכון בחומרי הניקיון (שעשויים להיות רעילים או חומציים), שיטות עבודה שונות, שיטות ניקיון של ציוד רגיש או מכאני כבד וכדומה.
כעת אפשר להתחיל לנקות, אולם חשוב גם לנהל מעקב אחר איכות העבודה ואף לשאול את יתר העובדים במשרד לשביעות רצונם מן הניקיון. ניתן גם לערוך ישיבות מעת לעת, להפיק לקחים ולחפש דרכים לשפר את מערך הניקיון במשרד.
